효율적인 일처리 방법 6가지 - 시간 절약보다 일 방향이 중요

직장생활이나 프리랜서로 일하면서 주먹구구식으로 일하면 뒤죽박죽 되어 일의 효율성이 떨어진다. 일을 효율성 있게 만든다면서 시간을 절약하는 방법으로 계획을 만들면 자칫 일이 더 많아지는 경우가 발생하다. 그래서 먼저 자신의 일에 대한 프로세스를 만든다. 시간 절약보다 더 중요한 것이 일 방향이다.

 

일의 방향을 파악하고 그 방향이 맞다고 판단되면 일의 순서를 정한다. 그런 다음 시간 절약이 프로세스에 들어간다. 남이 만들어 놓은 규칙에서 시간 절약을 먼저 하는 경우도 있다. 하지만 여기서 설명하는 일처리 방법은 회사생활 신입이나 효율적인 일처리 방법에 대해서 알고자 하는 사람에게 해당된다.  

 

 

효율적인 일처리 방법 5가지 이미지

■ 효율적인 일처리 방법 5가지

1. 일의 프로세스를 간편하게 만든다.

자신의 일을 간편하게 프로세스를 만들어 일한다. 프로세스 중간에 수정해야 한다면 수정하고 다시 거기에 맞게 움직인다. 예를 들어 회사의 디자이너라면 회사에 출근해서 무엇을 먼저 하고, 몇 시에 클라이언트와 통화하고 언제 디자인 작업할지 한 프로세스로 만든다. 이건 마치 물건을 만드는 공장 프로세스와 같다.

 

이런 프로세스를 만들어 놓으면 그 프로세스에서 움직여 효율성 있게 일한다. 예를 들어 급한 일 아닌, 주로 클라이언트와 통화하는 시간을 점심식사 후 오후 1시~2시까지 정한다든지, 고객의 디자인 수정 사항을 몇 시에서 몇 시부터 한다든지 등 시간을 정하면 효율성 있게 일할 수 있다. 그런 것 없이 전화 오는 데로 받고 통화하고, 고객이 수정 원하는 시간에 맞추다 보면 정작 더 중요한 디자인 작업 집중을 못할 수 있다. 직종에 따라 다르지만 디자인 작업은 창의성이 요구되므로 보통 오전 시간이 중요하다. 이런 점을 감안해서 자신만의 프로세스를 만들어 일한다.

 

 

2. 일의 순서는 쉬운 것부터 한다.

급한 것 제외하고 일의 순서를 쉬운 것부터 하는 이유는 자신감과 만족감이다. 일을 어려운 것부터 시작한다면 일 진척이 느려져 자신감이 떨어지게 된다. 예를 들어 여러 콘셉트의 디자인 작업할 때 자신이 좋아하는 디자인을 먼저 작업하고 어려워하는 부분을 뒤로 돌린다. 쉬운 것부터 작업하다 보면 어려운 부분이 쉽게 풀리는 경우도 있고 어려운 부분을 생각할 수 있는 시간을 벌 수 있어 여러므로 좋다. 

 

 

3. 매일 반복되는 단순한 일을 중요한 일과 연관시킨다. 

어떠 일이든 매일 반복되는 일이 있다. 처음에 먹는 음식은 맛있지만 매일 하루 세끼를 먹는다면 100% 질린다. 일도 마찬가지다. 하루 8시간을 같은 일을 반복해서 한다면 100% 질려서 일 못한다. 그래서 질리지 않도록 1시간에 10분 정도 여유를 가지고 휴식을 취하거나 다른 일을 바꿈으로써 전환을 시켜 주기도 한다. 하지만 더 좋은 방법이 있다.

 

매일 반복되는 단순 일이 다른 어떤 일과 연관이 있는지 본다. 매일 반복되는 전화를 단지 통화만 하는 것으로 여긴다면 힘들겠지만 통화로 인해 소비자를 더 신뢰를 얻어 뭔가를 더 팔 수 있는 기회일 수 있고 아니면 소비자의 디자인 선호도를 좀 더 알 수 있고 새로운 아이템을 얻을 수 있다. 자신이 꼭 해야 하는 반복 일을 오히려 기회로 삼으면 더 좋은 기회가 온다.

 

 

4. 자신에게 맞는 일의 규칙을 만든다.

이것은 첫 번째에 소개한 프로세스와 연관이 있다. 예를 들어 "급한 일 아니면 늦게까지 일하지 않는다, 고객과 통화는 한 번으로 끝낸다 등 자신에게 맞는 규칙을 만든다. 규칙을 만드는 일은 불필요한 것을 제거하고, 중요한 것을 집중하기 위해서이다. 하지만 규칙은 회사와 고객과 어느 정도 맞게 조절이 필요한다.

 

 

5. 사업이나 전문분야를 발전시키고 아이템을 찾는다.

세상은 매일 돌아가고 유행도 빨리 바뀐다. 디자인 같은 경우도 시대에 따라 변하니 이를 감지하고 적절하게 대응할 수 있어야 한다. 만약 새로운 기술이 생겨 인기를 끈다면 그 새로운 기술도 배워야 할 것이다. 꼭 디자인 발전적인 일이 아니더라도 일에 관련된 새로운 아이템을 창출할 수 있다.

 

 

6. 일에 목표를 세운다.

사람은 일을 아무리 효율성 있게 일한다 할지라도 일에 대한 피드백, 즉 뿌듯함이나 의미, 자신이 원하는 목표를 얻지 못하면 그 일은 오래가지 못하고 다른 일, 다른 회사를 찾는다. 그때는 '일의 효율성' 이런 말 아무런 필요가 없다. 자신이 일로 통해서 무엇을 얻고 원하는 것인지 명확히 한다. 그러면 일하는데 더 재밌어진다. 이런 목표 없이 일하면 나중에 회의감이 들고 감정이 메말라 피폐해진다. 

 

직장생활을 처음 하거나 아니면 다른 새로운 일을 시작했다면 적응시간이 지난 후 자신이 즐거워할 수 있는 목표를 세우면 좋다. 목표는 크고 작고가 중요한 것이 아니라 자신이 원하는 것 여야 한다. 어떤 사람이 큰 목표를 세웠다 해서 하늘 아래에서는 큰 것이 아니고 거기서 거기다. 그런 것이 중요하지 않다. 

 

 

이렇게 해서 효율적인 일처리 방법 6가지에 대해 소개했다. 일처리 방법은 자신만의 프로세스, 자신만의 전문영역을 구축하고 발전하는 것이 중요하다. 그런 후 일 또는 사업영역을 조금씩 넓혀 나가면서 자신의 행복에 도움이 되도록 만드는 것이다.

 

 

 

 

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